Le cose che non facciamo non sono quelle scritte sulla lista e ignorate. Quelle prima o poi danno fastidio abbastanza da essere chiuse. Le cose che non facciamo sono quelle che non abbiamo mai scritto da nessuna parte, perché nel momento in cui esistevano eravamo occupati a fare altro.

È un problema che nessuna app per la produttività ha mai affrontato davvero, e non per pigrizia: fino a poco fa non c’erano gli strumenti. Adesso stanno arrivando, e hanno un nome poco sexy. Si chiamano connettori MCP.

Cos’è MCP, senza giri di parole

MCP sta per Model Context Protocol. È uno standard aperto nato in casa Anthropic verso la fine del 2024 e adottato nel giro di un anno un po’ da tutti, che serve a una cosa sola: permettere a un’applicazione di esporre le proprie funzioni a un modello linguistico in un formato che il modello sa leggere e chiamare.

Detto così sembra l’ennesima API. La differenza sta in chi guida. Con un’API classica è uno sviluppatore a scrivere il codice che decide quando chiamare crea task, con quali parametri e in che ordine. Con un connettore MCP il modello riceve l’elenco degli strumenti disponibili, ciascuno con la descrizione di cosa fa e cosa si aspetta, e decide da solo se e quando usarli.

Nel caso di un gestore di attività gli strumenti sono quelli che immaginate: crea un task, cercane uno esistente, elenca i progetti, aggiungi un’etichetta, chiudi, riprogramma. Niente di esotico. Quello che cambia è che adesso può usarli qualcosa che non è una persona.

Il salto non è “aggiungere un task parlando”

Su questo c’è parecchia confusione, alimentata dalle demo. Quasi tutte mostrano qualcuno che dice “ricordami di chiamare il commercialista giovedì” e vede comparire il promemoria con la data giusta.

Todoist quella roba la fa dal 2012 con il parser del linguaggio naturale, e non è mai servita nessuna intelligenza artificiale. Ma soprattutto: non è mai stato quello il collo di bottiglia. Nessuno ha mai perso un impegno perché digitare era faticoso.

Vent’anni di app per la produttività hanno ottimizzato la cattura. Quick add, scorciatoie da tastiera, condivisione dal browser, inoltra la mail e diventa un task, il widget in schermata di blocco, l’estensione, il comando vocale. Un lavoro enorme, e tutto quanto presuppone la stessa cosa: una persona che già sa che quell’impegno esiste e vuole solo scriverlo in fretta.

Il pezzo scoperto è sempre stato l’altro. Non scrivere: accorgersi.

Ecco cosa sposta MCP. L’autore di un promemoria non deve più coincidere per forza con la persona che deve ricordarsene. Può essere il sistema che stava guardando mentre il lavoro succedeva: le note di una riunione, un archivio di documentazione, il registro di un progetto, la casella di posta. Qualunque posto in cui le cose vengono nominate una volta e poi dimenticate.

Come appare in pratica

Provo a raccontarlo con l’esempio che conosco meglio, quello che gira in casa nostra da qualche settimana. Il meccanismo però è replicabile su qualsiasi fonte di testo, e le conclusioni valgono ben oltre il mio caso.

Lavoro su molti progetti in parallelo e negli anni ho accumulato un archivio di appunti: resoconti di quello che ho toccato in una certa giornata, decisioni prese, punti in cui mi sono incastrato. Sono documenti utilissimi sul momento e che non rileggo quasi mai. Dentro ci finiscono, tra una riga e l’altra, frasi come “resta aperto da prima” oppure “da rimappare, vedi più avanti”. Quelle frasi sono il cimitero delle cose che non faccio.

La mia routine notturna fa tre passaggi. Guarda quali appunti sono cambiati nelle ultime ventiquattr’ore. Li passa a un modello insieme a istruzioni piuttosto severe su cosa meriti di diventare un promemoria. Il modello scrive nel gestore attività attraverso il connettore MCP e, prima di scrivere, controlla che quel promemoria non esista già.

Non apro l’app. Non digito niente. La mattina trovo due o tre righe nuove e decido cosa farne.

La parte che mi ha dato più grattacapi non è stata l’intelligenza artificiale, è l’idraulica intorno: quando far girare il processo, cosa considerare “nuovo”, cosa succede se una notte fallisce, come evitare che la stessa cosa venga riscritta ogni volta. Il modello è il pezzo che mi ha dato meno problemi di tutti.

Il primo errore: l’AI vede azioni dappertutto

La prima versione ha prodotto otto promemoria in una notte. La mattina dopo ne ho cancellati sei in meno di un minuto, uno dietro l’altro, senza nemmeno aprirli.

Non erano stupidi. Descrivevano lavoro reale, da fare per davvero: completare un rilascio già preparato, rispondere a una segnalazione appena analizzata, mandare una comunicazione annunciata il giorno prima. Roba sensata.

Erano inutili per un motivo diverso: erano il seguito ovvio di quello che stavo facendo in quel momento. Quel lavoro l’ho fatto comunque il giorno dopo, senza bisogno di nessun avviso. L’appunto stesso era il promemoria, e quando riapro un progetto riapro l’appunto. L’unico effetto del task era aggiungere una riga da cancellare.

Il dettaglio che mi ha fatto ridere: i due promemoria che il modello aveva marcato come più urgenti erano i più inutili del gruppo. Ovvio, con il senno di poi. Erano urgenti perché in corso, e le cose in corso sono esattamente quelle che non rischio di dimenticare.

Chi chiede a un modello di trovare “attività aperte” dentro un resoconto di lavoro otterrà sempre questo risultato, perché un resoconto di lavoro è fatto di attività aperte. È la richiesta a essere sbagliata.

Il criterio che invece funziona

Ho riscritto le istruzioni riducendo tutto a una domanda sola, che il modello deve applicare a ogni candidato prima di scrivere qualsiasi cosa:

Se nessuno la riprendesse di proposito, questa cosa resterebbe ferma per settimane?

Se la risposta è no, non si crea niente. Il valore non sta nelle attività aperte. Sta in quelle scivolate.

La differenza è tutta lì e si vede a occhio nudo quando la si applica. Un rilascio preparato ieri non resta fermo: è al centro di quello che sto facendo. Un documento chiesto da una cliente tre settimane fa, finito tra parentesi in mezzo a una nota su tutt’altro, resta fermo finché qualcuno non ci inciampa per caso. Il secondo è l’unico dei due che vale un promemoria.

Il budget di fiducia di una lista

Insieme al criterio ho abbassato il tetto: massimo tre promemoria a notte, prima erano dieci. E ho aggiunto una regola che pesa più di tutte le altre messe insieme: se un candidato ti fa esitare, è un no.

Il tetto conta molto più di quanto sembri, ed è secondo me la cosa che più spesso viene sbagliata quando si mette un’automazione davanti a uno strumento personale. Una lista di cose da fare funziona su un budget di fiducia, e ogni riga inutile ne consuma un pezzo. Nel momento in cui uno inizia a scorrere la propria Inbox con l’occhio pigro, dando per scontato che metà sia rumore, quella lista è morta: non viene più letta, viene sfogliata.

Un’automazione che scrive in un sistema del genere ha un obbligo che viene prima dell’essere intelligente, ed è stare zitta. Zero promemoria in una notte deve essere un esito normale, non un fallimento da correggere.

La macchina scrive i fatti, le valutazioni le assegni tu

Nella prima versione lasciavo che il modello scegliesse anche il progetto di destinazione, la priorità e la scadenza. Mi sembrava il minimo sindacale: se capisce di cosa parla un documento, saprà pure in che cartella metterlo.

Ci azzeccava quasi sempre, e il risultato era comunque pessimo. I promemoria finivano sparpagliati in otto progetti diversi, dove non li vedevo più. Per sapere cosa avesse scritto durante la notte avrei dovuto aprirli tutti.

La regola adesso è secca. Tutto in Inbox, priorità più bassa, nessuna scadenza a meno che la scadenza non sia scritta nero su bianco nel documento di partenza. Il contesto si riconosce da un’etichetta, ricavata meccanicamente dal percorso del file.

Dietro c’è una divisione del lavoro che considero il principio più utile emerso da tutta la faccenda, e che vale per qualsiasi automazione che scriva dentro un sistema personale. La macchina scrive i fatti, le valutazioni le assegna la persona.

Che un documento appartenga a un certo cliente è un fatto: si legge dal percorso, non c’è niente da interpretare. Che una cosa sia urgente non è un fatto. Dipende da com’è messa la settimana, da chi ho sentito ieri, da quanto sono disposto a far aspettare qualcuno. Non è scritto da nessuna parte e il modello non ha modo di saperlo. Ogni volta che gli ho chiesto di indovinarlo ha indovinato male, e non me l’ha detto.

Il risultato è che la mattina apro l’Inbox e smisto. Due minuti. Alcune cose le faccio subito, altre prendono una data, altre finiscono nel progetto giusto. È diventata la mia interazione principale con lo strumento, e non prevede che io scriva niente.

Il punto di revisione umana non è una debolezza

Far atterrare tutto in Inbox può sembrare una scorciatoia, il pezzo di automazione che non si è avuto voglia di completare. È il contrario: è la valvola.

Se le istruzioni peggiorano, se il modello prende una sbandata, se qualcuno cambia il formato dei documenti a monte, chi smista se ne accorge la mattina dopo invece che due mesi dopo. Un’automazione che scrive direttamente nel posto giusto è un’automazione di cui nessuno controlla più il lavoro, e sui sistemi personali quello è il modo più rapido per ritrovarsi con un archivio inquinato e nessuna idea di quando sia cominciato.

Sui gruppi di lavoro il discorso si irrigidisce parecchio. Un promemoria inutile nella propria Inbox si cancella e finisce lì. Un promemoria inutile assegnato a un collega gli occupa mezz’ora e costa credibilità a chi ha acceso l’automazione. Finché la revisione umana non è nel flusso, questa roba va tenuta sulle liste personali.

Cosa cambia per chi fa prodotto

C’è una conseguenza scomoda in tutto questo, per chi costruisce app di produttività.

In uno scenario del genere l’applicazione non è protagonista. Non si apre per costruire niente, non si usa nessuna funzione di intelligenza artificiale interna al prodotto: la si usa come posto in cui scrivere, da un processo che gira altrove, alimentato da dati che stanno altrove ancora. L’app diventa un pezzo di infrastruttura in mezzo ad altri pezzi.

È una posizione scomoda perché sposta il valore percepito. Se il rapporto quotidiano con lo strumento si riduce allo smistamento della mattina, tutto quello che c’è intorno pesa meno. Ed è al tempo stesso la posizione più solida che esista, perché a quel punto cambiare app significa rifare l’integrazione, e nessuno lo fa per capriccio.

C’è poi un punto che sembra sottovalutato da chi progetta questi connettori. Man mano che le scritture arrivano da automazioni invece che da dita umane, la funzione più preziosa smette di essere crea e diventa cerca. Un processo che gira ogni notte rilegge spesso materiale che ha già visto: senza un controllo affidabile su cosa esiste già, formulato magari con parole diverse o scritto a mano settimane prima, ogni passaggio ricrea gli stessi promemoria e nel giro di un mese la lista è piena di doppioni. Un connettore che sa solo scrivere è una macchina per produrre spazzatura.

Vale anche per il resto degli strumenti che stanno esponendo un connettore MCP in queste settimane, dai CRM ai sistemi di ticket. La qualità della lettura decide se l’integrazione è utilizzabile. La scrittura è la parte facile.

I limiti, che restano parecchi

Il primo è che queste automazioni vedono solo quello che è stato scritto da qualche parte. Le cose pensate e mai annotate restano invisibili esattamente come prima. Un sistema del genere rende più affidabile un archivio che già si teneva, non regala una memoria che non si aveva.

Il secondo è che la qualità dipende in modo quasi imbarazzante dalle istruzioni. Non c’è niente di magico: la differenza tra un’automazione che aiuta e una che va spenta dopo tre giorni sta in mezza pagina di testo, e per scriverla bene bisogna prima aver visto sbagliare la propria.

Il terzo è che va tarata su una persona sola. Il criterio che funziona per me potrebbe essere inutile per chi lavora in modo diverso, con un tipo di appunti diverso. Non è un prodotto, è un vestito su misura.

Detto tutto questo: due o tre promemoria a notte su cose che non avrei più ripescato sono più di quanti me ne ricordassi da solo. E il conto delle cose che mi scivolano via, da quando la routine gira, si è accorciato parecchio.